如何学习诸葛亮的汇报技巧做年终总结

来源:吴晓波频道

文 / 巴九灵(微信公众号:吴晓波频道)

临近年底,不少小伙伴在为年终总结而头疼:有不知道怎么写总结的,有不知道怎么做汇报PPT的,还有不知道怎么汇报的……

今天小巴就从这三个方面入手,帮大家逐个击破这些难点。

01

建立结构罗盘

一般来说,年终汇报大概都包含:工作回顾、经验总结、问题分析、未来规划等四大模块。但问题的关键就在于怎么把每个模块梳理得清晰明白有重点。

前两天,有个超级会员在跟小巴吐苦水时,感叹道:“恨自己不能像诸葛亮一样,汇报完工作,直接当上军师。”

这位同学提到的典故正是《三国演义》中“隆中对”的故事。刘备三顾茅庐后,诸葛亮分析天下形势,三下五除二就把“三足鼎立,一统天下”的中心思想说得清清楚楚。

在这个篇章中,体现出了他的结构化思维。如果我们把这种思维模式运用到写年终总结上,应该可以让你的汇报增色不少。

我们先通过一张图来看一下诸葛亮的汇报结构。

总结来说就是:先说现状,再看机会,最后落到执行。

回归到我们的汇报中,我们可以这样整理思路:今年我们做了……事情,达成了……的成绩。结合项目经验和竞品分析,我们发现想从……方面突破已经很困难了,但在……上还有挖掘潜力,因此在明年的规划中,我们把……作为重中之重,具体将从……几个方面执行。

当然,这只是搭建框架的基础方法。我们在做年终总结时,还会涉及到更多细致的思维框架和结构性表达等,如果你想get到一整套结构思考力的实操方法,小巴为你推荐《像麦肯锡一样思考》课程(市场价269元,超级会员免费)。【点击此处,查看课程详情】

02

可视化呈现

前面,我们提到的是写总结的结构化框架,接下来我们要做的就是在汇报PPT中,把思考化为可视化的表达。

文字可视化

文字比较常见的可视化处理,就是放大、缩小、明暗处理等,它的目的在于让主要内容更加突出。

数据可视化

数据可视化则是将枯燥的图表变成更加生动的柱状图、扇形图或者折线图等,让观众更直观地了解数据之间的关系和逻辑。

小巴结合《PPT训练课 | 升级版》,给大家总结了几个数据变图表的技巧:

占比关系用饼图

数据对比选条形图或柱状图

趋势变化用折线图

不同维度对比用雷达图

相关性呈现用散点图

除了这些常规操作外,如果你想要呈现数据的高级感,还可以将数据的主体直接换成图片,或者用背景图衬托数据——两种方法都会让视觉呈现更为生动。

关系可视化

这里有并列关系、层级关系以及包含关系的可视化,它可以很好地帮我们梳理内容之间的逻辑。

小巴也为大家总结了一下关系可视化的技巧:

并列关系:用相同大小、不同颜色的图形来表示;

层级关系:可以用字体大小来展示层级关系;

包含关系:可以将包含关系的模块归拢到一起,并在它们的周围用相应颜色的点来渲染,渲染出一种包容的关系。

上图就是通过关系可视化处理,来帮助理解不同事物之间的逻辑。

顺序可视化

顺序相关的内容也是可以被可视化的,比如时间顺序和逻辑顺序。

当我们要表达一个主体在不同时间点发生的事件时,我们可以用时间轴来呈现。当我们要表达规划、运维和预测三者环环相扣的逻辑顺序时,就可以用循环箭头来表达。

常见事物可视化

常见事物的可视化也有很多,比如:动植物、常见物品,热点新闻事件和经典的历史事件,知名度高的公众人物,以及我们平时熟悉的产品,都可以直接用图片或者照片进行展示。

PPT不仅是视觉呈现,更是对你思维的传达及包装,它的好坏也是决定你年底汇报能否出彩的关键环节之一。

除了前面提到的可视化技巧外,一些“特效”的应用,比如三维旋转、数字滚动等,都可以让你的PPT更有质感。

这些理论知识和实操技巧均收录进了《PPT训练课 | 升级版》中,如果你想让自己的年终汇报PPT,呈现出“吴晓波年终秀”同款效果,那么这门课程可以帮到你。【点击此处,查看课程详情】

03

掌握汇报公式

有了基本框架和可视化表达之后,我们还要调整汇报技巧。

很多人在准备年终汇报时,都忽略了发言这个关键点,结果是一流的思维和展示,配上了二流的语言表达,最终让原本可以很出彩的汇报变成了一场平平无奇的演讲。

今天小巴分享给大家一个很好用的汇报公式:FFA。

其中,第一个F是Fact,讲事实,就是讲现在发生了什么;第二个F是Feeling,说感受,你对这件事的感受是什么;A是Action,就是接下来的行动。

举个例子,假设你是一家公司的运营主管,老板在开会时问到你,最近团队运作怎么样?

你就可以说:最近一个月我们团队有不少新人加入,运营效率下降了30%。感觉主要问题是业务知识的传递有些跟不上。接下来的一周,我会安排老员工1对1辅导每位新人。

在FFA中,我们需要注意的一点是:A的行动,一定是要具体、可落实的。

做到了这些,你基本可以给领导留下一个靠谱的形象。但如果只有这些,你的演讲也只是及格水准,离高手还有很大的差距。

比如,老板年年都听汇报、看数据,怎么才能讲出新意?如果你的年终汇报跟升职加薪挂钩,怎么才能比别人更胜一筹?

这些内容在《成为演讲高手》(市场价99元,超级会员免费)的课程中,都有系统的知识梳理和实操的应有技巧,现在大部分同学距离年终汇报都还有一段时间,不妨提前学起来。【点击此处,查看课程详情】

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